Faktury *

Spis treści:

1. Faktury - wprowadzenie

Platformy B2B są przede wszystkim narzędziem wspierającym sprzedaż, automatyzację zamówień oraz optymalizację procesów zakupowych. Choć platforma B2B SALY oferuje funkcję generowania faktur proforma i faktur właściwych, jej nadrzędnym celem nie jest obsługa księgowa Państwa klientów.

Warto podkreślić, że pełne zarządzanie fakturami najlepiej realizować w dedykowanym systemie finansowo-księgowym, który zapewnia zgodność z przepisami, prawidłową archiwizację i automatyczne rozliczenia podatkowe. Wystawianie faktur na platformie B2B może być rozwiązaniem tymczasowym – na przykład do momentu wykonania integracji z systemem ERP lub księgowym. W dalszej części opisujemy, w jakich przypadkach faktury na platformie mogą być przydatne oraz jakie są ich ograniczenia.

Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy:

• Klient oczekuje dokumentu potwierdzającego zamówienie przed realizacją płatności (faktura proforma).

• Firma chce usprawnić proces sprzedaży i wystawiać faktury bezpośrednio w systemie B2B.

• Istnieje potrzeba generowania dokumentów księgowych przed wdrożeniem pełnej integracji ERP.

2. Faktury - pierwsza konfiguracja

Przed uruchomieniem platformy B2B każdy klient musi uzupełnić kluczowe dane, które pozwolą na poprawne funkcjonowanie systemu, generowanie dokumentów oraz integrację z procesami zakupowymi i księgowymi. Poniżej opisano poszczególne sekcje oraz wymagane informacje.

2.1. Typy dokumentów

W tej sekcji administrator może zarządzać rodzajami dokumentów, które będą wystawiane w systemie. Lista zawiera:

• Faktura (FV) – dokument sprzedaży potwierdzający transakcję,

• Paragon (P) – dokument sprzedaży dla transakcji detalicznych,

• Wydanie Zewnętrzne (WZ) – dokument wydania towaru z magazynu,

• Faktura Pro Forma (PROFORMA) – dokument ofertowy, niebędący dokumentem księgowym.

Każdy typ dokumentu można edytować, zmieniając jego nazwę oraz kod.

2.2. Lista sprzedawców

W tej sekcji należy uzupełnić informacje o firmie sprzedającej towary na platformie. Pola do wypełnienia obejmują:

• Nazwa sprzedawcy – pełna nazwa firmy,

• NIP – numer identyfikacji podatkowej,

• Region – kod regionu działalności,

• Miasto – miejscowość,

• Kod pocztowy – kod pocztowy siedziby,

• Ulica – adres firmy,

• Nazwa banku – bank obsługujący rachunek sprzedawcy,

• Numer konta – rachunek bankowy, na który wpływają płatności,

• Numer BDO – numer w rejestrze BDO (jeśli dotyczy).

Każdy wpis można edytować, klikając ikonę edycji przy odpowiednim rekordzie.

2.3. Rejestry dokumentów

W tej sekcji administrator definiuje schemat numeracji dla wystawianych dokumentów. Każdy rejestr zawiera:

• Nazwa rejestru – np. "Faktura", "Proforma" itd.,

• Numeracja – sposób nadawania numerów (np. miesięczna, roczna),

• Maska – format numeracji (np. {nr}/{miesiąc}/{rok}),

• Nazwa banku – bank powiązany z płatnościami,

• Numer konta – rachunek bankowy przypisany do danego typu dokumentu,

• Domyślny termin płatności – określa liczbę dni na zapłatę.

Nowe rejestry można dodać przyciskiem + Dodaj Rejestr.

Prawidłowe uzupełnienie tych danych jest niezbędne do uruchomienia platformy i zapewnienia sprawnej obsługi zamówień oraz dokumentacji księgowej. W razie wątpliwości lub potrzeby zmian administrator może edytować poszczególne sekcje poprzez ikonę edycji przy odpowiednich rekordach.

Po wprowadzeniu danych warto sprawdzić ich poprawność oraz skonsultować się z działem księgowym lub IT, aby uniknąć błędów przy integracji z systemami ERP lub finansowo-księgowymi.

3. Faktury - edycja

Jeśli po wprowadzeniu danych klienta konieczne jest ich zaktualizowanie, można to zrobić w odpowiednich sekcjach panelu administracyjnego.

• Edycja danych sprzedawcy – W sekcji "Lista sprzedawców" kliknij ikonę edycji obok wybranego sprzedawcy i wprowadź zmiany.

• Zmiana ustawień dokumentów – W sekcji "Typy dokumentów" oraz "Rejestry dokumentów" edycja jest dostępna poprzez kliknięcie odpowiedniego wpisu i dostosowanie jego parametrów.

• Zmiana numeracji dokumentów – W przypadku rejestrów dokumentów zmiana numeracji może wymagać dostosowania formatowania i maski numeracji, aby zachować zgodność z poprzednimi wpisami.

Pamiętaj, że niektóre zmiany, zwłaszcza dotyczące numeracji dokumentów lub danych księgowych, mogą wpłynąć na istniejące transakcje i raporty, dlatego warto skonsultować je z administratorem systemu.