Moduł - Planowania dostaw

Spis treści:

Moduł Planowania dostawy pozwala użytkownikom w pełni kontrolować procesy związane z dostawami w systemie. Umożliwia monitorowanie, które produkty są w drodze, ile ich jest i jaka jest ich łączna wartość, dzięki czemu łatwo ocenić bieżący stan realizacji zamówień. Moduł wspiera analizę terminów dostaw, pozwala śledzić średni czas realizacji (Lead Time) oraz planować kolejne dostawy tak, aby proces logistyczny przebiegał sprawnie i bez opóźnień.

Dzięki modułowi użytkownik może szybko zidentyfikować, które zamówienia oczekują na produkty objęte dostawą, co ułatwia podejmowanie decyzji operacyjnych i minimalizuje ryzyko przestojów w realizacji zamówień. Moduł pozwala również kontrolować wartość planowanych dostaw, co wspiera decyzje finansowe i umożliwia lepsze zarządzanie budżetem przeznaczonym na zakupy.

Całość funkcji modułu została zaprojektowana tak, aby użytkownik miał pełny przegląd nad procesami dostaw, mógł reagować na zmieniające się warunki oraz podejmować decyzje oparte na aktualnych, rzetelnych danych.

1. Planowanie dostaw - statystyki

Moduł Dostawy znajduje się w bocznym menu pomiędzy zakładkami Asortyment i Raporty BI. Składa się z dwóch podzakładek: Dostawy oraz Dodaj dostawę.

Zakładka Dostawy umożliwia przeglądanie kluczowych wskaźników oraz statystyk związanych z realizacją dostaw. Składa się z kilku obszarów:

• Statystyki (prezentacja graficzna)

  • Wyświetla wizualizację danych dotyczących realizacji dostaw.

  • Pozwala w szybki sposób ocenić trend i poziom realizacji dostaw.

• Produkty w dostawie

  • Prezentuje ilość produktów obecnie w dostawie (szt.).

  • Wyposażony w drop-down umożliwiający analizę według okresu:

    • Ostatnie 7 dni

    • Ten miesiąc

    • Ten kwartał

• Średni Lead Time

  • Pokazuje średni czas realizacji dostaw.

  • Umożliwia ocenę efektywności procesu logistycznego.

• Planowanie dostaw

  • Prezentuje ilość zaplanowanych dostaw.

  • Wyposażony w drop-down do wyboru okresu:

    • Ostatnie 7 dni

    • Ten miesiąc

    • Ten kwartał

• Wartość dostaw na najbliższe 14 dni

  • Pokazuje łączną wartość dostaw zaplanowanych na najbliższe dwa tygodnie.

2. Planowanie dostaw - listing

Pod obszarem Statystyk znajduje się listing dostaw, który prezentuje szczegółowe informacje o wszystkich dostawach. Layout listingu jest spójny z pozostałymi listami w platformie, co zapewnia jednolity wygląd i intuicyjne użytkowanie.

Kolumny listingu

Listing dostaw umożliwia sortowanie według następujących kolumn:

• Nr. Dostawy – numer identyfikacyjny dostawy

• Dostawca – nazwa dostawcy realizującego dostawę

• Data plan. – planowana data dostawy

• Produkty – lista produktów uwzględnionych w dostawie

• Wartość netto – wartość netto wszystkich produktów w dostawie

• Oczekujące zam. – liczba zamówień oczekujących na produkty objęte dostawą

• Status – aktualny status dostawy

Filtry listingu

Nad listingiem znajduje się panel filtrów, który można rozwinąć klikając przycisk z plusem znajdujący się nad górną krawędzią belki nagłówkowej listingu. Platforma oferuje następujące filtry:

• Status – filtruje dostawy według ich statusu

• Nr dostawy – filtr po numerze dostawy

• Dostawca – filtr po nazwie dostawcy

• Planowana data – filtr po planowanej dacie dostawy

Dzięki tym filtrom użytkownik może szybko odnaleźć interesujące go dostawy i sortować je w sposób dopasowany do bieżących potrzeb.

3. Panowanie dostaw - pozostałe przyciski

W prawym górnym rogu dostępny jest przycisk Dodaj dostawę, który pozwala na szybkie wprowadzenie nowej dostawy do systemu, co przyspiesza codzienne operacje logistyczne.

Na dole listingu znajduje się także element paginacji, który pozwala zmieniać liczbę wyświetlanych pozycji na stronie. Domyślnie lista pokazuje 30 pozycji, ale po kliknięciu w okno można wybrać widoki po 10, 30, 50, 75 lub 100 pozycji, co ułatwia przeglądanie zarówno mniejszych, jak i większych zestawień dostaw.

4. Nowa dostawa - krok 1: Informacje podstawowe

Proces dodawania nowej dostawy odbywa się przy pomocy formularza składającego się z czterech kroków. Pierwszym z nich jest zakładka „Informacje podstawowe”, w której użytkownik definiuje najważniejsze dane dotyczące dostawy.

Pierwszym polem formularza jest „Dostawca”. Przed rozpoczęciem wyszukiwania należy upewnić się, że na platformie istnieje kartoteka danego dostawcy. W tym celu należy sprawdzić w zakładce Klienci, czy firma została wcześniej dodana do systemu oraz czy została poprawnie oznaczona jako typ: Dostawca.

Jeżeli kartoteka dostawcy jest już zdefiniowana i aktywna na platformie, można spróbować wyszukać ją w polu Dostawca. W przypadku gdy firma nie pojawia się na liście wyników wyszukiwania, możliwe jest, że została dodana niedawno i proces odświeżania danych (wykonywany cyklicznie co około 15 minut) nie został jeszcze zakończony. W takiej sytuacji należy odczekać kilka minut i spróbować ponownie.

Po poprawnym wybraniu dostawcy należy przejść do pola „Magazyn docelowy”. W tym miejscu użytkownik wskazuje magazyn, do którego zostanie skierowana dostawa. Wybór odbywa się z listy rozwijanej zawierającej wszystkie magazyny zdefiniowane na platformie. Domyślnie system wybiera magazyn oznaczony jako magazyn domyślny.

Kolejnym polem jest „Typ dostawy”. Operator ma do wyboru cztery dostępne opcje określające charakter dostawy: Krajowy, UE, Import oraz Express. Wybór odpowiedniego typu pozwala właściwie sklasyfikować dostawę oraz ułatwia jej późniejszą analizę w systemie.

Następnie należy określić „Planowaną datę” dostawy. Jest to przewidywany termin dotarcia towaru do magazynu. Data ta ma istotne znaczenie dla dalszych procesów w systemie, ponieważ może być wykorzystywana do prezentowania przyszłej dostępności towarów lub umożliwienia ich zamawiania z wydłużonym czasem dostawy.

Kolejnym elementem formularza jest pole „Priorytet”, które pozwala określić ważność danej dostawy w stosunku do innych zaplanowanych dostaw.

Ostatnim polem w tym kroku jest „Numer zamówienia dostawy”. Numer ten pozwala w kolejnych etapach łatwo identyfikować dostawę, śledzić ją w systemie oraz klasyfikować w procesach raportowania i analizy.

Na dole formularza znajdują się dwa przyciski sterujące przebiegiem procesu. Przycisk „Zapisz szkic” umożliwia zapisanie wprowadzonych danych bez przechodzenia do kolejnego etapu formularza, co pozwala wrócić do edycji w późniejszym czasie. Drugi przycisk „Dalej” zapisuje wprowadzone informacje i przenosi użytkownika do kroku drugiego formularza dodawania dostawy.

5. Nowa dostawa - krok 2: Produkty w dostawie

Drugim krokiem formularza jest sekcja „Produkty w dostawie”, w której należy wskazać produkty będące przedmiotem planowanej dostawy oraz określić ich ilość.

Pierwszym elementem formularza jest pole „Wyszukaj produkt”. Umożliwia ono odnalezienie produktu po kodzie produktu lub nazwie. Wyszukiwarka działa w oparciu o mechanizm Elasticsearch i wymaga wpisania minimum dwóch znaków, aby rozpocząć wyszukiwanie. Należy pamiętać, że produkt będzie możliwy do odnalezienia wyłącznie wtedy, gdy został wcześniej zdefiniowany na platformie.

Jeżeli wyszukiwarka zwróci interesujący nas produkt, należy zatwierdzić jego wybór przyciskiem „Dodaj produkt”. Po dodaniu produktu zostanie on przeniesiony do drugiej części formularza – sekcji „Produkty”, w której prezentowana jest tabela zawierająca wszystkie produkty przypisane do danej dostawy.

Tabela prezentuje podstawowe informacje o produktach i zawiera następujące kolumny: Kod produktu, Nazwa, Stan, Ilość, Cena oraz ikonę kosza, która umożliwia usunięcie produktu z listy. Kolumna Stan pokazuje aktualny stan magazynowy produktu dostępny na platformie. W kolumnie Ilość operator określa liczbę sztuk, które będą przedmiotem dostawy. W kolumnie Cena automatycznie pobierana jest aktualna cena standardowa produktu.

Domyślnie każdy produkt wybrany z wyszukiwarki zostaje dodany do tabeli z ilością 1 sztuki. W celu doprecyzowania szczegółów dotyczących produktu należy kliknąć w pole kodu produktu, co umożliwi przejście do jego edycji w kontekście danej dostawy.

W dolnej części tabeli znajduje się podsumowanie „Wartość”, które automatycznie prezentuje łączną wartość produktów znajdujących się w planowanej dostawie. Wartość ta jest przeliczana na bieżąco na podstawie ceny standardowej oraz wskazanej ilości produktów.

Aby przejść do kolejnego kroku formularza, konieczne jest dodanie co najmniej jednego produktu do listy produktów w dostawie.

6. Nowa dostawa - krok 3: Logistyka i finanse (część 1)

Trzecim krokiem formularza dodawania dostawy jest sekcja „Logistyka i finanse”. Zgodnie z nazwą, obszar ten podzielony jest na dwie części: informacje o transporcie oraz informacje o kosztach. Dane wprowadzone w tym kroku pozwalają na lepsze planowanie logistyczne oraz późniejszą analizę kosztów związanych z dostawami.

Pierwszym polem w tej sekcji jest „Sposób transportu”. Jest to pole typu dropdown, które zawiera predefiniowaną listę typowych metod transportu, takich jak na przykład supplier transport, truck transport, tail transport oraz inne dostępne opcje. Informacje te mogą być wykorzystywane na późniejszym etapie jako warstwa analityczna i posłużyć do analizy oraz optymalizacji procesów logistycznych.

Kolejnym polem formularza jest „Przewoźnik”. Jest to również pole typu dropdown umożliwiające wybór firmy realizującej transport dostawy. Lista dostępnych przewoźników powinna zawierać wszystkich aktywnych przewoźników zdefiniowanych na platformie.

Jeżeli przewoźnicy nie zostali wcześniej skonfigurowani na danej instancji systemu, należy dodać ich przed rozpoczęciem pracy z modułem dostaw. Można to zrobić w sekcji Ustawienia → Słowniki → Przewoźnicy, gdzie definiuje się przewoźników dostępnych w systemie. Dopiero po ich utworzeniu będą oni dostępni do wyboru w formularzu dodawania dostawy.

Pod polem Przewoźnik znajduje się pole „Numer śledzenia”, w którym należy wprowadzić unikalny kod służący do monitorowania przesyłki. Ważne jest, aby nie wklejać w tym polu całego linku do śledzenia, lecz jedynie jego końcową część – kod, który identyfikuje przesyłkę. Jeżeli przewoźnik został poprawnie zdefiniowany w słownikach platformy, system automatycznie uzupełni początkową część linku do śledzenia.

Kolejnym elementem formularza są Godziny dostawy, które określają przewidywany przedział czasowy dostawy do magazynu. Informacja ta może być wykorzystana w późniejszej analizie optymalizacji dostaw. Jeżeli w danym momencie szczegółowe godziny nie są istotne dla magazynu, można pozostawić domyślną wartość ustawioną przez system, czyli przedział 8:00 – 12:00.

Ostatnim polem w sekcji transportu jest „Osoba odpowiedzialna”, w którym można wprowadzić dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za przyjęcie dostawy lub kontakt z przewoźnikiem. Pole to nie jest objęte walidacją, dlatego można je pozostawić puste, jeśli informacja ta nie jest konieczna w danym przypadku.

6. Nowa dostawa - krok 3: Logistyka i finanse (część 2)

Druga część kroku 3 formularza dotyczy kosztów dodatkowych związanych z planowaną dostawą. Sekcja ta pozwala wprowadzić wszystkie wydatki ponoszone przez właściciela platformy w związku z realizacją dostawy, co jest istotne zarówno dla raportowania, jak i analizy finansowej.

Pierwszym polem w tej sekcji jest dropdown „Waluta”. W tym miejscu należy wskazać walutę, w której ponoszone są koszty dostawy. Jeśli koszty są ponoszone w walucie innej niż domyślna dla instancji platformy (np. w przypadku dostaw realizowanych z zagranicy), warto wprowadzić walutę zgodną z dokumentami przewozowymi lub pierwotnymi zamówieniami.

Następnie wprowadzane są poszczególne koszty: Transport, Cła oraz Ubezpieczenie. Wartości należy wprowadzać tylko wtedy, gdy faktycznie dotyczą realizowanej dostawy. Dzięki temu system gromadzi kompletne i precyzyjne dane finansowe dotyczące każdej planowanej dostawy.

Formularz pozwala również na wpisanie uwag, które mogą dotyczyć dodatkowych informacji związanych z kosztami lub specyfiką transportu.

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i weryfikacji ich poprawności należy zatwierdzić formularz przyciskiem „Dalej”, co spowoduje przejście do kroku 4 – ostatniego etapu formularza planowania dostawy.

6. Nowa dostawa - krok 4: Powiadomienia

Ostatni, czwarty krok formularza dodawania dostawy nosi tytuł „Powiadomienie” i pozwala skonfigurować ewentualne notyfikacje związane z planowaną dostawą.

Pierwszym elementem w tej sekcji jest toggler dotyczący opcji „Powiadom magazyn o dostawie priorytetowej”. Domyślnie opcja ta jest wyłączona. Aby system wysłał powiadomienie do pracowników magazynu, należy włączyć toggler, przesuwając suwak w prawo, a następnie wprowadzić adres e-mail, na który ma zostać wysłana notyfikacja.

Drugim polem jest kolejny toggler „Powiadom zespół sprzedaży o planowanym uzupełnieniu”. Zasada działania jest analogiczna jak w przypadku magazynu – po włączeniu system wyśle powiadomienie do działu sprzedaży, informując o planowanym uzupełnieniu zapasów.

Trzeci toggler to „Powiadom klientów oczekujących na dostawę”. Funkcja ta pozwala automatycznie przesłać informację o planowanej realizacji dostawy wszystkim użytkownikom, którzy złożyli zamówienie na produkty objęte dostawą.

Ostatnim polem w formularzu jest „Osoba odpowiedzialna”, w którym należy wskazać pracownika operatora odpowiedzialnego za zarządzanie daną dostawą.

Po wprowadzeniu wszystkich danych i konfiguracji powiadomień, formularz należy zatwierdzić przyciskiem „Dalej”, co kończy proces dodawania dostawy w systemie i zapisuje wszystkie wprowadzone informacje.