Słowniki - jednostki sprzedażowe *

Spis treści:

1. Jednostki sprzedażowe - definicja i zastosowanie

Jednostki sprzedażowe to kluczowy element zarządzania ofertą produktową na platformie B2B. Określają one, w jakich miarach dany produkt może być sprzedawany, co pozwala na precyzyjne zarządzanie dostępnością, cenami oraz procesem zamówień.

W zależności od specyfiki branży, jednostki sprzedażowe mogą odnosić się do pojedynczych sztuk, opakowań zbiorczych, kartonów, palet lub innych miar dostosowanych do sposobu sprzedaży i logistyki. Odpowiednie skonfigurowanie jednostek sprzedażowych pozwala firmom na:

• Ułatwienie procesu zamawiania poprzez jasne określenie, w jakich ilościach można kupować produkty.

• Optymalizację kosztów operacyjnych związanych z pakowaniem i transportem.

• Zapewnienie zgodności zamówień z wewnętrznymi procedurami i wymaganiami biznesowymi.

2. Jednostki sprzedażowe - domyślne ustawienia na platformie

Domyślnie platforma B2B SALY obsługuje dwie podstawowe jednostki sprzedażowe:

• "szt." (sztuka) – jednostka podstawowa, domyślnie aktywna dla wszystkich produktów.

• "opk." (opakowanie) – jednostka zbiorcza, dostępna jako alternatywa, jeśli konfiguracja produktu tego wymaga.

Każdy produkt na platformie przypisany jest do podstawowej jednostki systemu, którą domyślnie są sztuki ("szt."). Oznacza to, że w przypadku braku innej konfiguracji, produkty będą wyświetlane i zamawiane w tej jednostce.

Administratorzy mają możliwość dostosowania ustawień jednostek sprzedażowych, dodając nowe jednostki lub modyfikując istniejące, aby lepiej dopasować je do specyfiki swojej oferty.

3. Jednostki sprzedażowe - kompatybilność wsteczna

3.1. Czym jest kompatybilność wsteczna?

Kompatybilność wsteczna to zasada zapewniająca, że nowe aktualizacje systemu nie powodują utraty danych ani problemów z dotychczasową konfiguracją. Oznacza to, że wszelkie zmiany wprowadzane na platformie są projektowane w taki sposób, aby zachować ciągłość działania dla użytkowników i nie wymagać ręcznej rekonfiguracji wcześniej zdefiniowanych ustawień.

3.2. Kompatybilność jednostek sprzedażowych po aktualizacji

Podczas procesu aktualizacji platformy B2B, wszystkie jednostki sprzedażowe, które były dotychczas wykorzystywane na produktach, zostaną automatycznie dodane do bazy jednostek danej instancji. Oznacza to, że:

• Oprócz domyślnych jednostek "szt." i "opk.", w bazie jednostek znajdą się również wszystkie inne jednostki, które wcześniej były przypisane do produktów w danej instancji.

• Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego dodawania jednostek sprzedażowych po aktualizacji – system automatycznie odwzoruje wcześniejsze ustawienia.

• Aktualizacja nie wpłynie na procesy sprzedażowe ani na sposób wyświetlania jednostek na produktach – użytkownicy nadal zobaczą jednostki, które były wcześniej stosowane.

Takie podejście minimalizuje ryzyko błędów, zapewnia ciągłość działania i pozwala administratorom skupić się na optymalizacji procesów, zamiast na rekonfiguracji jednostek sprzedażowych.

4. Jednostki sprzedażowe - Dodawanie nowej jednostki

Administratorzy platformy z odpowiednim zakresem uprawnień, mają możliwość definiowania nowych jednostek sprzedażowych, które będą dostępne na danej instancji systemu. Pozwala to na dostosowanie oferty do specyfiki produktów i wymagań biznesowych.

Aby dodać nową jednostkę sprzedażową, zaloguj się na zapleczu administracyjnym systemu, a następnie:

A. udaj się do zakładki Ustawienia > Słowniki > Jednostki systemowe

B. następnie używamy przycisku Dodaj, zlokalizowanego w prawym, górnym rogu sekcji Jednostki sprzedażowe,

C. w nowo otwartym formularzy, należy zdefiniować niezbędne dane na temat nowej jednostki.

4.1. “Aktywność” jednostki sprzedażowej

Decyduje, czy jednostka będzie aktywna na platformie.

• Aktywna – jednostka jest dostępna do wyboru i może być przypisywana do produktów.

• Nieaktywna – jednostka pozostaje w systemie, ale nie można jej używać dla nowych produktów.

4.2. "Domyślnie aktywna" jednostka sprzedażowa

Opcja Domyślnie aktywna określa, czy nowa jednostka sprzedażowa powinna być automatycznie przypisywana do nowych produktów tworzonych na platformie.

Jak działa?

• Jeśli opcja jest zaznaczona – każda nowo dodana karta produktu automatycznie otrzyma tę jednostkę sprzedażową jako jedną z dostępnych.

• Jeśli opcja nie jest zaznaczona – jednostka będzie dostępna w systemie, ale trzeba będzie ręcznie przypisać ją do produktów podczas ich konfiguracji.

Kiedy warto ją zaznaczyć?

• Gdy firma standardowo sprzedaje większość produktów w określonej jednostce (np. "opak." dla branży hurtowej).

• Jeśli administrator chce uniknąć konieczności ręcznego dodawania jednostki do każdego produktu z osobna.

Przykład zastosowania

Jeśli firma sprzedaje produkty zarówno na sztuki, jak i w kilogramach, ale większość asortymentu jest sprzedawana w kg, można ustawić "kg" jako domyślnie aktywną jednostkę. Wówczas każda nowo dodana pozycja produktowa automatycznie będzie miała przypisaną jednostkę "kg", bez potrzeby jej ręcznego wyboru.

4.3. “Domyślnie prezentowana” jednostka sprzedażowa

Opcja "Domyślnie prezentowana" określa, która jednostka sprzedażowa będzie wyświetlana jako pierwsza na froncie platformy, na karcie produktu.

Jak działa?

• Jeśli opcja jest zaznaczona – jednostka będzie domyślnie widoczna na liście produktów oraz w widoku szczegółów produktu, na froncie platformy.

• Jeśli opcja nie jest zaznaczona – jednostka będzie dostępna, ale użytkownik zobaczy inną jednostkę jako główną (np. "szt." zamiast "opak.").

Kiedy warto ją zaznaczyć?

• Jeśli produkt jest sprzedawany w różnych jednostkach (np. zarówno na sztuki, jak i w opakowaniach), ale chcemy, by użytkownicy widzieli domyślnie jedną z nich.

• Gdy firma chce standaryzować sposób prezentacji produktów na platformie.

Przykład zastosowania

Załóżmy, że produkt jest sprzedawany w sztukach i opakowaniach (1 opk. = 10 szt.). Jeśli opcja "Domyślnie prezentowana" jest zaznaczona dla jednostki "opak.", to w widoku produktu klient zobaczy cenę i ilość w opakowaniach, a dopiero po rozwinięciu opcji jednostek będzie mógł wybrać sprzedaż na sztuki.

4.3. “Jednostka podstawowa” - czym jest?

"Jednostka podstawowa" określa główną jednostkę miary, w której system przetwarza dane związane z produktem – takie jak stany magazynowe, ceny oraz operacje logistyczne.

Jak działa?

• To jednostka, w której system przechowuje i oblicza ilości produktów w magazynie.

• Ceny produktów są zapisywane w tej jednostce i ewentualnie przeliczane na inne jednostki, jeśli jest taka potrzeba.

• Może być niewidoczna na froncie – użytkownicy mogą widzieć inną jednostkę domyślnie prezentowaną, ale system nadal operuje na jednostce podstawowej w tle.

Kiedy warto ją zmieniać?

• Jeśli produkt sprzedawany jest w różnych jednostkach (np. na sztuki i w kilogramach), ale system magazynowy przechowuje stan w kilogramach, to "kg" powinno być ustawione jako jednostka podstawowa.

• Gdy ceny produktów są ustalane w większej jednostce (np. 1 paleta, ale klienci kupują na opakowania), wtedy jednostką podstawową może być paleta, a użytkownikom prezentowana będzie jednostka mniejsza.

Przykład zastosowania

Firma sprzedaje płytki ceramiczne, które są magazynowane w m², ale klienci mogą zamawiać je w paczkach (np. 1 paczka = 1,44 m²). W takim przypadku:

• Jednostka podstawowa: m² (tak są podawane stany magazynowe i ceny).

• Jednostka domyślnie prezentowana: paczka (bo klienci kupują paczkami).

Dzięki temu magazyn i system finansowy operują w jednostce podstawowej, a klienci widzą bardziej intuicyjną jednostkę sprzedażową.

4.4. “Domyślnie podstawowa” jednostka sprzedażowa

Opcja "Domyślnie podstawowa" decyduje, która jednostka sprzedażowa będzie traktowana jako główna jednostka miary dla wszystkich nowych produktów dodawanych do systemu, w której przechowywane będą dane o ilości i cenach.

Jak działa?

• Jeśli opcja jest zaznaczona – jednostka Podstawowa (np. "szt.", "kg", "opak.") będzie traktowana jako główna jednostka miary, w której system przechowuje informacje o stanie magazynowym oraz cenach produktów wszystkich nowo powstałych produktach.

• Jeśli opcja nie jest zaznaczona – inne jednostki miary mogą być podstawowymi czy domyślnie podstawowymi.

• Na froncie: jednostka podstawowa może być niewidoczna dla użytkowników (zależnie od konfiguracji), ale będzie wyświetlana w panelu administracyjnym dla administratorów.

Zastosowanie w praktyce

Opcja "Domyślnie podstawowa" sprawia, że jednostka, która jest ustawiona jako podstawowa jednostka (tzn. w której system przechowuje stany magazynowe i ceny), staje się domyślną jednostką przypisaną dla wszystkich nowych produktów. To ustawienie dotyczy nowych produktów wprowadzanych do systemu i zapewnia, że wszystkie dane operacyjne są spójne z prezentowaną jednostką miary.

Kiedy warto ją zaznaczyć?

• Jeśli masz określoną jednostkę miary, w której system operuje danymi, przechowuje stany magazynowe i dla tej jednostki ustalasz ceny, i chcesz, aby każdy nowo dodany produkt na platformie tą właśnie jednostkę miał z automatu przypisaną jako podstawową.

4.5. External ID (pole obligatoryjne)

Opcja "External ID" pozwala na przypisanie unikalnego identyfikatora zewnętrznego do jednostki sprzedażowej w systemie B2B. Jest to pole, w którym możesz wpisać identyfikator jednostki, który będzie używany w systemach zewnętrznych (np. w ERP, innych aplikacjach zewnętrznych, bazach danych) do identyfikacji tej jednostki.

Reguły walidacji

1. Pole nie może być puste – identyfikator jest obowiązkowy, więc nie można zapisać jednostki bez przypisanego "External ID".

2. Unikalność identyfikatora – nie może istnieć identyczny External ID w platformie. Jeśli wprowadzony identyfikator już istnieje, system zgłosi błąd i poprosi o wprowadzenie innego identyfikatora.

3. Przyjmuje dowolne znaki – pole "External ID" może zawierać zarówno cyfry, litery, jak i znaki specjalne. Przykłady dopuszczalnych wartości to: "P-1234", "SKU_ABC", "A1B2C3".

4.6. Skrót (pole obligatoryjne)

Pole "Skrót" jest obowiązkowe i służy do przypisania krótkiego identyfikatora lub skrótu jednostki sprzedażowej. Ten skrót będzie prezentowany zarówno na froncie platformy przy produktach (dla użytkowników), jak i w panelu administracyjnym w celu konfiguracji (dla administratorów).

Jak działa?

• Skrót jednostki sprzedażowej jest używany do reprezentowania jednostki miary w skróconej formie, co ułatwia wyświetlanie jej na stronie produktu oraz w innych miejscach na platformie. Przykłady skrótów to np. "szt.", "opk.", "kg", "m" itp.

• Skrót jest widoczny dla użytkowników na froncie platformy, ale również na zapleczu administracyjnym, gdzie administratorzy zarządzają produktami i jednostkami sprzedaży.

Reguły walidacji

1. Pole nie może być puste – "Skrót" jest polem obowiązkowym, dlatego nie można zapisać jednostki sprzedażowej bez wprowadzenia skrótu. System zgłosi błąd, jeśli to pole pozostanie puste.

2. Unikalność – "Skrót" musi być unikalny w ramach platformy. System nie pozwala na przypisanie tego samego skrótu do różnych jednostek sprzedaży. Jeśli skrót już istnieje, użytkownik otrzyma komunikat o błędzie i będzie musiał wprowadzić inny skrót.

3. Wyjątek stanowi zdefiniowanie takiego samego “Skrótu” w dwóch różnych wersjach językowych, tj. jeśli chcesz zdefiniować, że jednostka “m” (metry) w języku polskim i angielskim platformy ma się nazywać tak samo, jest to możliwe.

4. Dozwolone znaki – Skrót może zawierać zarówno litery, cyfry, jak i znaki specjalne (np. kropki, myślniki), jednak w praktyce zaleca się stosowanie prostych, zrozumiałych skrótów, które łatwo rozpoznać na froncie. Przykłady poprawnych skrótów to "szt.", "opk.", "kg".

Zastosowanie w praktyce

Skrót jednostki sprzedażowej jest wykorzystywany w różnych miejscach na platformie:

• Na froncie platformy – wyświetlany obok wartości jednostki, aby użytkownicy mogli szybko rozpoznać, w jakiej jednostce miary podany jest dany produkt (np. "100 szt." zamiast "100 sztuk").

• W panelu administracyjnym – administrowanie jednostkami sprzedażowymi i ich skrótami, co ułatwia zarządzanie i prezentację danych.

Przykład zastosowania

Jeśli masz produkt sprzedawany na "opakowania", to skrót jednostki może brzmieć "opk.". Jeśli używasz skrótu "szt." dla sztuk, to użytkownicy na froncie będą widzieć "10 szt.", co jest łatwe do zrozumienia i bardziej kompaktowe niż pełna forma.

4.7. "Jednostka Punchout"

Pole "Jednostka Punchout" służy do określenie jednostki sprzedaży, do której będzie konwertowana dana jednostka sprzedaży podczas procesu punchout. Jest to istotna opcja, gdy platforma współpracuje z systemami zakupowymi zewnętrznych firm, które używają standardu punchout (np. dla zamówień B2B).

Jak działa?

• Jednostka Punchout określa, w jakiej jednostce miary produkt będzie widoczny po przejściu z platformy do systemu klienta, który korzysta z integracji typu punchout.

4.8. “Zastosuj do wszystkich klientów” jednostkę sprzedażową

Pole "Zastosuj do wszystkich klientów" kontroluje zakres zastosowania ustawień jednostki sprzedażowej, którą aktualnie dodajesz. Decyzja o tym, czy dana jednostka sprzedaży ma obowiązywać dla wszystkich klientów, czy tylko dla wybranych grup klientów, jest istotna w kontekście personalizacji i specyficznych potrzeb biznesowych.

Jak działa?

• Domyślne ustawienie: Zwykle pole to jest włączone domyślnie, co oznacza, że wszelkie ustawienia jednostki sprzedaży, które właśnie tworzysz, będą miały zastosowanie do wszystkich aktywnych klientów na danej instancji platformy.

• Opcja wyłączenia: Jeśli zdecydujesz się wyłączyć tę opcję, będziesz mógł wskazać, do których określonych grup klientów chcesz przypisać nową jednostkę sprzedaży. Tylko klienci należący do tych grup będą korzystali z tej jednostki, a pozostali pozostaną przy poprzednich ustawieniach.

Przykład zastosowania

• Włączona opcja: Jeśli tworzysz jednostkę sprzedażową np. "opak." i chcesz, aby była stosowana do wszystkich aktywnych klientów, nie musisz robić nic więcej – wystarczy, że zapisziesz zmiany. Jednostka ta będzie widoczna dla wszystkich klientów na platformie.

• Wyłączona opcja: Jeśli chcesz, aby jednostka "opak." była dostępna tylko dla wybranej grupy klientów, np. dla klientów hurtowych lub klientów z Europy, wyłączysz tę opcję i przypiszesz jednostkę tylko do tych grup. W ten sposób inni klienci (np. detaliczni) nie będą jej widzieć, a dla nich dostępna będzie inna jednostka sprzedaży.

5. Jednostki sprzedażowe - kasowanie

Usunięcie jednostki sprzedażowej z platformy jest procesem, który można przeprowadzić, jednak wiąże się to z pewnymi warunkami, które muszą zostać spełnione, aby zapewnić poprawność funkcjonowania systemu, w tym spójność danych na poziomie transakcji i produktów.

Warunki usunięcia jednostki sprzedażowej

Aby jednostka sprzedażowa mogła zostać usunięta z platformy, musi spełniać dwa główne warunki:

1. Jednostka nie może być aktywnie przypisana do żadnego produktu – jednostka sprzedażowa, którą próbujesz usunąć, nie może być przypisana do żadnego aktywnego produktu w systemie. Jeśli jednostka jest wykorzystywana przez produkty, najpierw należy ją odłączyć od tych produktów, zanim będzie można ją usunąć.

2. Jednostka nie może być powiązana z żadną przeprowadzoną transakcją – jednostka nie może być wykorzystywana w żadnych przeprowadzonych transakcjach (np. w zamówieniach, koszykach, fakturach itp.). Usunięcie jednostki, która była częścią historii transakcji, mogłoby prowadzić do problemów z poprawną prezentacją danych, a także z rozbieżnościami w analizach historycznych.

Uwaga! Informacje dotyczące ustawiania przeliczników jednostek miar, możliwości definiowania ich przeliczników znajdziesz w rozdziale

- Dodawanie produktu - jednostki sprzedażowe.

Zaś informacje nt. definiowania minimum zakupowe go, czy rabatów wynikających zakupu w opakowaniach zbiorczych znajdziesz w rozdziałach:

- Dodawanie produktu - opakowania zbiorcze,
- Asortyment - minimum zakupowe.